Ten wzór umowy najmu lokalu użytkowego pomoże Ci w bezpieczny sposób wynająć lokal na działalność gospodarczą – np. biuro, salon usługowy, sklep, gabinet czy niewielki punkt gastronomiczny. Dokument uwzględnia czynsz (z możliwością oznaczenia, czy kwoty są netto czy brutto), waloryzację, opłaty eksploatacyjne oraz zasady korzystania z lokalu.
Na tej podstronie znajdziesz gotowy do pobrania wzór umowy najmu lokalu użytkowego wraz z załącznikami: protokołem zdawczo-odbiorczym lokalu oraz wykazem stanów liczników. Dodatkowo przygotowaliśmy praktyczne wyjaśnienia – jak opisać przeznaczenie lokalu, jak ustalić czynsz (w tym VAT i waloryzację), kaucję, refakturowanie mediów, kary umowne oraz jakie zapisy są typowe w najmie komercyjnym.
Wersja edytowalna DOCX (Word / LibreOffice) oraz gotowy do druku PDF – idealne do wykorzystania przy podpisywaniu umowy najmu lokalu użytkowego.
Pakiet zawiera główny wzór umowy najmu lokalu użytkowego oraz dwa praktyczne załączniki: protokół zdawczo-odbiorczy lokalu (z opisem stanu technicznego, wyposażenia, instalacji oraz przekazanych kluczy) i wykaz stanów liczników. Dzięki nim możesz w przejrzysty sposób udokumentować wydanie lokalu Najemcy i późniejsze rozliczenia – zarówno czynszu, jak i mediów.
Wzór umowy najmu lokalu użytkowego sprawdzi się przy wynajmie lokalu na działalność gospodarczą – zarówno na małą skalę (np. gabinet, biuro, salon usługowy), jak i w przypadku większych powierzchni handlowych lub usługowych. Może być stosowany w relacji między osobami fizycznymi, przedsiębiorcami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą, a także spółkami.
Gdy wynajmujesz lokal na biuro, kancelarię, gabinet terapeutyczny, gabinet lekarski lub inne usługi wymagające spokojnej przestrzeni. Umowa pozwala jasno określić przeznaczenie lokalu, godziny korzystania, zasady wstępu klientów oraz odpowiedzialność za wyposażenie.
Gdy lokal ma służyć prowadzeniu sklepu, salonu fryzjerskiego, kosmetycznego, barberskiego lub innej działalności usługowej z obsługą klienta. Wzór przewiduje możliwość doprecyzowania przeznaczenia lokalu, montażu reklam i szyldów, a także obowiązków Najemcy w zakresie BHP, sanepidu i przepisów przeciwpożarowych.
Gdy lokal ma służyć prowadzeniu niewielkiej gastronomii, kawiarni, bistro lub punktu typu „take-away”. W umowie możesz doprecyzować obowiązki dotyczące wentylacji, utylizacji odpadów, dostaw towaru oraz ewentualnej uciążliwości dla sąsiedztwa (hałas, zapachy).
Gdy chcesz w sposób profesjonalny uregulować kwestie czynszu w relacji B2B – określić, czy kwoty są netto czy brutto, jak naliczany jest VAT, a także przewidzieć waloryzację czynszu (np. o wskaźnik inflacji GUS). Wzór umożliwia też doprecyzowanie zasad refakturowania mediów i innych opłat eksploatacyjnych.
Poniżej znajdziesz przykładową ścieżkę wypełnienia umowy najmu przed podpisaniem – krok po kroku, od danych stron po protokół zdawczo-odbiorczy i liczniki.
W umowie najmu lokalu użytkowego strony bardzo często działają jako przedsiębiorcy (B2B). Warto dokładnie wskazać formę prawną (osoba fizyczna, JDG, spółka), numery NIP / KRS, a także osobę uprawnioną do reprezentacji. Dzięki temu nie ma wątpliwości, kto odpowiada za zobowiązania z umowy i kto może ją podpisywać.
Dokładny opis lokalu (adres, powierzchnia, pomieszczenia) oraz określenie przeznaczenia (handel, usługi, biuro, gastronomia, inna działalność) zabezpieczają interes obu stron. Wzór przewiduje możliwość uszczegółowienia, jaki rodzaj działalności może być prowadzony w Lokalu oraz jakie są ograniczenia (np. zakaz działalności uciążliwej).
Umowa wyraźnie rozdziela czynsz najmu od opłat eksploatacyjnych i mediów. Można wskazać, czy kwoty są netto czy brutto oraz czy do czynszu doliczany jest VAT. Przewidziano możliwość waloryzacji czynszu (np. wskaźnikiem inflacji GUS) oraz refakturowania na Najemcę kosztów mediów i innych świadczeń związanych z lokalem.
Wzór szczegółowo reguluje obowiązki Najemcy: utrzymanie lokalu, bieżące naprawy, przestrzeganie przepisów BHP, sanitarno-epidemiologicznych i przeciwpożarowych, sposób korzystania z lokalu przez pracowników i klientów. Dodatkowe postanowienia dotyczą m.in. zakazu prowadzenia działalności uciążliwej oraz wymogu uzyskania zgody Wynajmującego na przeróbki i adaptacje.
W najmie komercyjnym szczególnie istotne są zasady wcześniejszego rozwiązania umowy oraz kary umowne – np. za korzystanie z lokalu po zakończeniu umowy czy dokonanie samowolnych zmian w lokalu. Wzór przewiduje również obowiązek sporządzenia protokołu zdawczo-odbiorczego przy zwrocie lokalu, co ułatwia rozliczenie kaucji i ewentualnych zniszczeń.
W interesie obu stron jest, aby umowa najmu lokalu użytkowego zawsze była zawarta na piśmie – niezależnie od czasu trwania najmu. Przy działalności gospodarczej zwykle wchodzą w grę większe kwoty, kaucje, inwestycje w adaptację lokalu oraz kwestie VAT. Pisemna umowa pozwala jasno udokumentować ustalenia i stanowi podstawowy dowód w razie sporu.
Najem lokalu użytkowego dotyczy działalności gospodarczej (handel, usługi, biuro, gastronomia itp.), a nie zaspokajania potrzeb mieszkaniowych. Co do zasady nie stosuje się tu ustawy o ochronie praw lokatorów, a swoboda kształtowania postanowień jest większa. Częściej pojawia się VAT, waloryzacja czynszu, refakturowanie mediów i kary umowne. Również obowiązki Najemcy (BHP, sanepid, PPOŻ) są zwykle bardziej rozbudowane.
To zależy od statusu Wynajmującego i sposobu opodatkowania danej nieruchomości. W praktyce przy najmie komercyjnym często stosuje się stawkę VAT (np. 23%), ale możliwe są różne warianty. Wzór umowy pozwala wskazać, czy podane kwoty są netto, czy brutto. W razie wątpliwości co do opodatkowania warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym.
Tak – wzór jest przygotowany tak, aby można go było dostosować do konkretnej sytuacji: rodzaju działalności, okresu najmu, zasad waloryzacji, wysokości czynszu i kaucji, zakresu opłat eksploatacyjnych, wymogów dotyczących reklam, adaptacji lokalu czy ubezpieczenia. W bardziej skomplikowanych przypadkach (np. duże powierzchnie, kilku Najemców, rozbudowane prace adaptacyjne) warto skonsultować projekt umowy z prawnikiem.
Przepisy nie wskazują sztywnej wysokości kaucji przy najmie lokalu użytkowego. W praktyce często spotyka się kaucję w wysokości od 1 do 3-krotności miesięcznego czynszu wraz z opłatami. Wysokość kaucji powinna uwzględniać przewidywane ryzyka: wartość wyposażenia, skalę inwestycji w lokal, długość okresu wypowiedzenia oraz termin płatności czynszu. Ważne, aby w umowie jasno określić, co kaucja zabezpiecza i w jakim terminie jest zwracana.
Umowa najmu lokalu użytkowego jest uregulowana przede wszystkim w Kodeksie cywilnym (art. 659 i nast.). W przypadku najmu komercyjnego zastosowanie mają również inne przepisy – m.in. dotyczące działalności gospodarczej, prawa budowlanego, ochrony przeciwpożarowej, BHP czy przepisów sanitarnych właściwych dla danej branży (np. gastronomia, usługi medyczne).
Prezentowany wzór ma charakter ogólny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Przed podpisaniem umowy dostosuj jej treść do konkretnej sytuacji – w szczególności rodzaju działalności, statusu stron (osoby fizyczne, przedsiębiorcy, spółki), sposobu rozliczania VAT, zasad waloryzacji czynszu oraz zakresu opłat eksploatacyjnych.
Jeżeli planujesz większe inwestycje w lokal, długoterminową umowę, rozbudowane prace adaptacyjne lub skomplikowaną strukturę najmu (np. kilku Najemców, podnajem), warto skonsultować projekt umowy z prawnikiem lub doradcą zajmującym się prawem nieruchomości komercyjnych.